Specificatiebeheer, van essentieel belang voor producenten

(Publireportage) Zowel handelspartners als consumenten verwachten van producenten dat ze gedetailleerde productinformatie delen op een gestructureerde manier. KTBA helpt producenten om hun specificatiebeheer goed op orde te houden.

De rol van specificatiebeheer

Er komen meer en meer producten op de markt, van schepijs tot een nieuw soort aansteker. De consument weet niet meer waar hij moet kijken. Voor producenten is het daarom steeds belangrijker om zich met hun product te onderscheiden. Productontwikkeling en marketing zijn daarbij belangrijk, maar dat niet alleen. Consumenten worden ook kritischer als het gaat om welke grondstoffen er in een product zitten: zijn er allergenen, wat is de houdbaarheid, wat zijn de bewaarvoorschriften en is het product duurzaam geproduceerd, om er een aantal te noemen. Naast het voldoen aan wettelijke eisen kan een adequaat specificatiebeheer dus ook een rol spelen bij het aankoopgedrag van consumenten.  

Toegang tot informatiebronnen

“Specificatiebeheer is een nog relatief nieuwe term”, vertelt Liesbet Onghena, Consultant bij KTBA België. Hiermee wordt bedoeld ‘het vastleggen van alle productspecifieke eisen en informatie’. Dit lijkt op het eerste oog niet heel aansprekend, maar waar vroeger gemakkelijk producten op de markt werden geïntroduceerd zonder traceerbaarheid of achtergrondinformatie, is dit tegenwoordig niet meer geoorloofd. Het is niet meer genoeg om alleen de processen vast te leggen. Het is noodzakelijk dat producenten toegang hebben tot verschillende informatiebronnen zoals ingrediëntenlijsten, certificaten, procesparameters, etc. Afnemers stellen steeds hogere eisen aan specificaties zoals het eisen van minder e-nummers in producten. Daarnaast vragen leveranciers aan producenten ook vaak om de specificaties in hun eigen systeem te zetten. Alleen wanneer een bedrijf gemakkelijk toegang heeft tot deze informatie, is controle over de kwaliteit en veiligheid van de voedingsmiddelen werkelijk mogelijk.

Specificatiebeheer is cruciaal voor goede labeling

Specificatiebeheer ligt aan de basis van een etiket. In Verordening (EU) nr. 1169/2011 is vastgelegd aan welke eisen een etiket moet voldoen om de markt op te mogen. Daarom is het voor producenten belangrijk om de productspecificaties op orde te hebben in een intern systeem. Op deze wijze is de data eenvoudig over te zetten naar een systeem van een afnemer en kan een etiket worden opgesteld.

Specificatiebeheer en duurzaamheid

Liesbet vervolgt: “Ook op het gebied van duurzaamheid speelt specificatiebeheer een rol. Zo is het onderwerp ‘verpakkingen’ een belangrijk onderwerp. Wanneer een bedrijf verpakkingsdata vastlegt, kan zij de verpakkingsstromen beter beheersen en reducties in verpakkingsmateriaal aantoonbaar maken. Hetzelfde geldt voor recycling. Dit onderwerp staat in nauwe samenwerking met verpakkingen. Afnemers stellen ook hier steeds meer eisen aan. Bijvoorbeeld om meer gebruik te maken van recyclebare verpakkingen. Precies hier komt ook de Eco-score om de hoek kijken. De Eco-score geeft de ecologische impact van producten weer, zoals CO2-uitstoot, waterverbruik en bodemverzuring. Een A-score heeft dan de laagste impact op het milieu en een E-score de hoogste. Zo helpen producenten de consument met een overzichtelijk label en handig hulpmiddel om milieubewust producten te kiezen. En dat draagt bij aan verdere verduurzaming.”

Specifieke kennis is cruciaal in specificatiebeheer

“Om specificatiebeheer goed op orde te houden, is specifieke kennis en ervaring nodig”, vertelt Liesbet. “Net als continuïteit in Quality Assurance afdelingen die zich met de materie bezig houden. Denk hierbij aan de het up-to-date houden van de grote hoeveelheid data in combinatie met constant bewegende wet- en regelgeving in verschillende landen. Gelukkig zijn er verschillende tools beschikbaar die producenten en afnemers hierbij kunnen helpen. Denk aan software voor specificatiebeheer, zoals dat van QA Online. Om voortdurend op de hoogte te blijven van wijzigingen is er ook de Regulatory Update van KTBA. Deze tool helpt u om op de hoogte te blijven van wetswijzigingen van 13 verschillende topics waaronder contaminanten, claims en labeling. Specificatiebeheer blijft tenslotte altijd in beweging.”

Meer informatie

Wilt u aan de slag met specificatiebeheer, op de hoogte blijven van de laatste wetswijzigingen en/of uw Quality Assurance  verder optimaliseren? Neemt u dan vrijblijvend contact op met KTBA via ons contactformulier.