Waarom Fashion Society drie modeketens naar één IT-platform migreert met TCOG

(Publireportage) Fashion Society, de modegroep achter winkelketens ZEB, Pointcarré en The Fashion Store, rekent op forse efficiëntiewinst met de overstap naar een nieuw, gedeeld ERP systeem. “IT moet het leven van onze medewerkers makkelijker maken.”

Vertrouwde partner

Met de upgrade van Microsoft Dynamics NAV naar de nieuwste versie van Microsoft Dynamics 365 Business Central en LS Central, de retail suite van LS Retail, is Fashion Society bezig aan een omvangrijk traject dat tegen eind 2026 volledig up and running zal zijn. De multibrand fashion retailer werkt hiervoor opnieuw samen met zijn vertrouwde IT-partner TCOG, Trusted Microsoft ERP Partner.

Beide bedrijven kennen elkaar al sinds 2007. Toen was ZEB een jonge modeketen met 13 winkels. Vandaag staat Fashion Society voor 85 winkels van ZEB, 21 van The Fashion Store en 27 van Pointcarré, vertelt IT Manager Steven Van Eynde. Die drie enseignes zitten nog niet op hetzelfde ERP-platform: ZEB en Pointcarré werken met Microsoft Dynamics NAV (ook wel bekend als Navision), The Fashion Store met SoftTouch. Bovendien gebruiken de bedrijven veel op maat ontwikkelde programma’s. Dat verandert straks.

Processen centraliseren

“We hebben de ambitie om ons meer als groep te organiseren met één ERP systeem voor de drie enseignes, en de processen maximaal gelijk te trekken. Dat betekent immers efficiëntiewinst. Nu moeten onze medewerkers met verschillende systemen werken. Bovendien willen we zoveel mogelijk standaardoplossingen gebruiken.” Niet dat de multibrand fashion retailer àlles wil centraliseren: aankoopsters zullen voor “hun” enseigne blijven werken en elk enseigne blijft zijn eigen identiteit behouden.Maar voor de klantendienst bijvoorbeeld wordt het efficiënter om vanuit één systeem de klanten van de drie ketens te ondersteunen.

De migratie is volop aan de gang, zegt Jimmy Depaepe, CXO en Managing Partner bij TCOG. “Het gedeelte finance zijn we aan het afronden, daarna staan volgende stappen gepland: de logistiek en de aankoop voor ZEB en Pointcarré. Dan volgen de winkels van deze laatste twee enseignes en The Fashion Store (winkels plus backoffice). Fashion Society gebruikt alle componenten van het ERP, van finance tot logistiek, retail, e-commerce… Alle logistieke processen gebeuren intern. Dat is een sterkte.”

Continuïteit gegarandeerd

De keuze van Fashion Society voor Business Central en voor TCOG hangt samen, zegt Van Eynde. “We hebben samen al een lange weg afgelegd, dat speelt mee. Ook wilden we de complexiteit en de verandering voor onze medewerkers beperken. Daarom hebben we vrij snel beslist dat we binnen Microsoft wilden blijven.” Zo blijft de herkenbaarheid groter voor de gebruikers. De multibrand fashion retailer gaat immers veel processen wijzigen, van de back-end operaties, over de aanmaak van artikels en orders tot ontvangst, logistiek, verzenden naar winkels, retours, herbevoorrading … Doordat TCOG het Microsoft Dynamics NAV en LS Nav systeem perfect kent, kunnen ze het datatechnisch vlot converteren naar de nieuwe artikelstructuur. Continuïteit is gegarandeerd.

De multibrand fashion retailer verwacht veel van het nieuwe ERP systeem in een snel bewegende modewereld. Microsoft zet bijvoorbeeld sterk in op AI: met standaardprogramma’s is daar beter op, aan te haken. “We kijken uit naar nieuwe mogelijkheden op het vlak van replenishment: hoe kunnen we op elk moment de optimale voorraad hebben in onze winkels? Dat is cruciaal.”

Aandacht voor cyberveiligheid

Belangrijk is ook het gegeven dat het nieuwe systeem voldoet aan de meest recente vereisten op het vlak van cyberveiligheid. Oude systemen zijn kwetsbaarder voor hackers. Mede onder impuls van moederbedrijf Colruyt Group zet Fashion Society daar hard op in. “We werken aan het bewustzijn bij onze medewerkers. Onder andere met valse phishing e-mails houden we hen alert.” Met resultaat: van aanvankelijk 30% ging het snel naar amper 1% van de collega’s die nog in de val trappen van zulke e-mails.

ERP is het hart van IT, dus deze migratie is heel ingrijpend voor de multibrand fashion retailer. Tegelijk lopen er nog andere projecten: de webshop verhuist van Magento naar Shopify, het bedrijf nam een nieuwe sorteermachine in gebruik, net als een extern datacenter. Ook op het vlak van marketingautomatisering zet Fashion Society stappen. “Onze taak binnen IT is het leven zo makkelijk mogelijk maken voor de medewerkers in de winkels en op het hoofdkantoor”, besluit Van Eynde. “Een aankoopster moet aankopen, de IT moet ondersteunen. De samenwerking met TCOG verloopt vlot: we blijven elkaar challengen, en er is een open communicatie. Dat is het voordeel van een jarenlang partnerschap.”

Meer weten over de softwareoplossingen van TCOG? Vraag nu een vrijblijvend adviesgesprek aan of neem een kijkje op www.tcog.be of www.tcog.nl.